Deze tijden hebben grote gevolgen voor bruidsparen. Met de huidige regels kan het goed zijn dat jullie je bruiloft moeten verplaatsen vanwege de regelgeving. Op die regelgeving willen we in dit artikel niet ingaan, omdat deze steeds weer wordt aangescherpt. Als je daar de actuele stand van wilt weten kun je kijken op dit artikel van onze collega’s ;).
Wat we wel willen doen is jou handvatten geven om te kijken HOE jullie bruiloft kan worden verplaatst. Welke stappen komen daarbij kijken en waar moet je op letten? Je leest hier de stappen voor het verplaatsen van een bruiloft.
Breng de leveranciers op de hoogte
Als jij en je partner besluiten om de bruiloft uit te stellen, zul je eerst de mensen moeten contacten die ervoer moeten zorgen dat dit gebeurt. Veel bedrijven hebben al een protocol opgesteld omtrent hoe ze omgaan met verplaatsingen.
Wij horen zelf soms verhalen van mensen die hun bruiloft bij een locatie alleen kunnen verplaatsen binnen het jaar als zij het voorschot niet kwijt willen zijn. Dat is dan natuurlijk best wel zuur…
In veel gevallen ben je echter vrij om de bruiloft te verplaatsen naar volgend jaar. De kans bestaat dan natuurlijk wel dat dit niet meer in het weekend kan omdat deze al vol zitten. Ga dit bij iedere leverancier na. Wat zijn de opties en mogelijkheden? Maak hier een lijstje van en kijk of jullie voorkeur bij alle leveranciers mogelijk is.
Als je leveranciers gaat contacten, is de meest logische volgorde om te beginnen bij de trouwlocatie. Zij hebben immers maar één mogelijkheid per dag om een bruiloft in te plannen. Qua data zal je van hen het meest afhankelijk zijn.
Bekijk je bruiloft verzekering
Hebben jullie een verzekering afgesloten voor jullie bruiloft? Kijk dan wat deze allemaal kan vergoeden als het gaat om extra kosten. Houd er hierbij wel rekening mee dat veel verzekeraars de kosten omtrent Covid-19 niet kunnen vergoeden. Soms kom je dus met lege handen te staan.
Maar geen zorgen, als jullie de bruiloft in zijn geheel willen verplaatsen hoef je niet altijd extra kosten te maken. Veel bedrijven zijn allang blij als jullie de dag verplaatsen in plaats van afgelasten en zullen meedenkend reageren.
Informeer de gasten, maak een communicatieplan
Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is. Doe dit met een klein to-the-point bericht. Voorkom dat er rondom jullie communicatie verwarring kan ontstaan en zorg ervoor dat alles duidelijk is. Als er al een nieuwe datum gepland staat kunnen jullie deze daarin vermelden. Ook wanneer dit nog niet het geval is, is een bericht handig. Goed kan zijn om zo’n bericht, dat je waarschijnlijk per e-mail verstuurd, aan te vullen met veel gestelde vragen. Zo voorkom je dat je nog weken vragen aan het beantwoorden bent. Denk aan dingen als:
- Is er al een nieuwe datum bekend?
- Wanneer krijg ik een volgend bericht?
- Hoe zit het met reisrestituties? (als de bruiloft in het buitenland is)
Buiten een e-mail kun je er ook voor kiezen om eerst gasten die dicht bij jullie staan telefonisch te contacten. Dit kan handig zijn, zeker ook omdat je dan gelijk weet welke vragen jullie beslissing oproept. Deze kunnen jullie dan weer verwerken in het bericht aan de andere gasten.
Wees flexibel bij het verplaatsen van jullie bruiloft
Wanneer je contact opneemt met leveranciers probeer dit dan met een open houding te doen. Ook zij zitten in een benauwde situatie en zullen flink wat dingen moeten herplannen. Misschien kunnen jullie de bruiloft niet verplaatsen naar die ene zaterdag volgend jaar, maar geven de leveranciers je wel tal van andere opties. Probeer er met een open houding in te staan, dat voorkomt een hoop teleurstelling.
Voel gerust wat zelfmedelijden
Het is logisch dat het nieuws dat jullie bruiloft niet doorgaat hard binnenkomt. Dat je je even, hoe zeg je dat; klote voelt. Een portie zelfmedelijden is niet verkeerd. Weet vooral dat je niet de enige bent die in deze situatie terecht is gekomen en dat de meeste mensen het beste met jullie en de bruiloft voorhebben. Even een keer goed ademhalen en relativeren.
Vier alsnog een feestje
Jullie bijzondere dag stond waarschijnlijk al een flinke tijd gepland. Ga deze dag dan ook gewoon vieren. Ga samen iets leuks doen of maak er een heel bescheiden feestje van. Het is nog altijd jullie dag en regelgeving of niet, dat pakt niemand van jullie af.
Succes met het verplaatsen van jullie bruiloft!
