Ga je een personeelsfeest organiseren en ben je benieuwd hoe je daar een succes van maakt? Of het nou is om de sfeer binnen het bedrijf te verbeteren, je team hechter te maken, iets te vieren, of omdat jullie gewoon zin hebben in een feestje; een personeelsfeest is altijd een goed idee!
Mits het natuurlijk goed georganiseerd wordt. In dit blog vind je daarom de tips om een geslaagd personeelsfeest te organiseren. Wij zijn van Allround DJ Service en draaien vaak als personeelsfeest DJ, vanuit die ervaring en die van de organisatoren zijn we tot een lijstje met de belangrijkste elementen gekomen. Laten we ze hieronder bespreken.
Doel van het personeelsfeest
Nog voordat je begint met een idee, gastenlijst, locatie en entertainment is het goed om eerst het doel van het personeelsfeest vast te stellen. Op basis daarvan kan je makkelijker keuzes maken die daarop aansluiten. Doelen die je kan hebben bij het organiseren van een personeelsfeest zijn:
- Het tonen van dankbaarheid als bedrijf
- Het versterken van het teamgevoel
- Het feestelijk presenteren van een nieuw product/dienst
- Het vieren van een bepaald target
- Het elkaar beter leren kennen
Het doel kan ook wat anders zijn, maar goed is in ieder geval om er alvast over na te denken, je zal zien dat veel keuzes dan sneller gemaakt zijn. Zo is het bij een doel als het versterken van het teamgevoel, vaak niet zo handig als medewerkers aanhang meenemen omdat dit dan vooral voor afleiding en bubbels kan zorgen. Het vaststellen van een doel helpt je dan dus om de juiste keuzes te maken.
Gastenlijst voor jouw personeelsfeest
Wie nodig je uit voor het personeelsfeest?
Ja, het personeel natuurlijk!
Het is vooraf handig om te beslissen of je ook wilt dat de aanhang van het personeel aanwezig is. Dit is een van de belangrijkste afwegingen om al direct aan het begin te maken. Hierbij kan je rekening houden met het budget en het aantal werknemers van het bedrijf. Als het budget wat groter is kan het leuk zijn als de aanhang van het personeel ook aanwezig is. Dit maakt het bedrijfsfeest persoonlijk en zorgt dat collega’s elkaar ook privé wat beter leren kennen.
Maar of iedereen ook de kinderen mee moet nemen? Vaak zien wij dat dit alleen geslaagd is als daar ook extra aandacht aan wordt besteed, door bijvoorbeeld iemand in te huren die zorgt voor wat kinderamusement of door een springkussen te huren.
In een andere situatie vermijd je kinderen liever op een personeelsfeest. Bedenk je dan wel, dat als je aan medewerkers vraagt om de kinderen thuis te laten, ze genoeg tijd nodig hebben om een oppas te regelen. Geef de datum van het personeelsfeest en dit verzoek dus ruim van te voren door. Je wilt voorkomen dat iemand om die reden het personeelsfeest afzegt.
Feest locatie
De keuze die je hierin maakt zal vrijwel volledig van je budget afhangen. Het scheelt nou eenmaal een hoop als je het personeelsfeest in het bedrijfspand zelf geeft. Als je hier een geschikte ruimte voor hebt is het dus nog best een goed idee.
Met het geld wat je dan bespaart op de locatie kan je bijvoorbeeld extra uitpakken met de aankleding van de ruimte of door een bedrijfsfeest DJ met volledige drive-in show te huren! Kies je toch voor het afhuren van een feest locatie voor je personeelsfeest? Let er dan wel op dat die feest locatie niet te ver weg is van waar je werkt en dat het goed bereikbaar is met de auto of fiets (en eventueel met het ov).
Ook is het goed om bij het kiezen van een feest locatie in gedachten te houden wat je uit wilt stralen als bedrijf, dit is namelijk erg belangrijk om in je achterhoofd te houden wanneer je gaat kiezen tussen een bruine kroeg, feesttent of een chique zaaltje.
Thema’s voor het personeelsfeest
Met thema bedoelen we niet dat je per se iets als een Disney thema aan het bedrijfsfeest moet koppelen, maar wel dat je er over na kunt denken wat voor sfeer je op het personeelsfeest wilt.
Chique, casual, speels of classy? Wat wil je als bedrijf uitstralen en hoe wil je dat het personeel dit feest ervaart? Dit is per bedrijf anders. Probeer jezelf hierbij uit te dagen en niet voor het meest voor de hand liggende idee te kiezen. Je wilt immers dat het personeel deze avond niet snel zal vergeten. Dat kan je bereiken door ze te verrassen met iets nieuws. Enkele thema’s die wij op personeelsfeesten voorbij hebben zien komen:
- Jungle
- Back to the Future
- Black and White
- Hawaii
- Casino Royale
Al zijn er natuurlijk nog veel meer thema’s te bedenken, kijk bijvoorbeeld eens naar deze top 43 feestthema’s.
Entertainment dat de sfeer zet
Als je hebt bepaald welke sfeer en welk thema het personeelsfeest moet hebben kan je op zoek gaan naar entertainment dat daarbij past. Ook hierbij is het leuk om out of the box te denken.
De basis is de muziek op het personeelsfeest en zoals altijd is de basis het belangrijkst. Als de muziek goed is geregeld is een groot deel van het feest eigenlijk al geslaagd. Kijk dus of je een band kan huren of boek een complete DJ show. Als je budget het toelaat is het leuk om net wat extra’s te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een korte workshop/quiz, verlichte dansvloer, fotohoekje met attributen, photobooth of een saxofonist.
Catering, hapjes en drankjes
Wanneer je kiest voor een externe feestlocatie zit daar vaak de mogelijkheid voor catering bij. Dit scheelt jou zelf een hoop geregel en is het dus zeker waard om bij te boeken. Geef wel even je voorkeuren door. Denk daarbij natuurlijk aan de vegetariërs of mensen met allergieën, maar zorg ook dat de hapjes een beetje passen bij het publiek dat er is. Sommige groepen vinden chique hapjes geweldig, waar anderen liever een simpele bitterbal hebben. Zorg dat je dit communiceert met de feest locatie.
Wanneer je kiest voor een personeelsfeest in het bedrijfspand zelf kan je er voor kiezen om een externe cateraar in te huren, maar als je budget niet grandioos is, is er ook niks mis met zelf geregelde hapjes.
Veel mensen vinden het moeilijk om in te schatten hoeveel drank ze in moeten slaan. Het is handig om te weten dat de gemiddelde feestganger het eerste uur drie drankjes nuttigt en daarna twee drankjes per uur. Afhankelijk van de duur van het feest kan je op basis daarvan een inschatting maken. Zorg er daarbij voor dat je van tevoren meerdere vrijwilligers vindt die het leuk vinden om tijdens het personeelsfeest achter de bar te staan. Naast dat een barman/-vrouw een gevoel van luxe geeft aan het feest is het ook een handige controle voor mensen die de neiging hebben om net iets te ver te gaan. Self-service klinkt misschien lekker makkelijk, maar niemand heeft zin in vervelende feestgangers met een slok teveel op.
Kosten personeelsfeest
Nu we alle onderdelen voor het personeelsfeest hebben besproken is het tijd voor een idee van het budget. Dit zijn de gemiddelde kosten voor een personeelsfeest voor een externe locatie.
- Eten per persoon = €10,-
- Drinken per persoon = €20,-
- Entertainment per persoon = €20,-
- Locatie per persoon = €15,-
Wanneer je het personeelsfeest in het bedrijfspand organiseert zal je zien dat de kosten voor eten en drinken wat lager uitvallen en je natuurlijk de kosten voor de locatie weg kan laten. De kosten van de DJ of entertainment blijven vaak hetzelfde.
–
Een personeelsfeest organiseren is best wat werk maar kan erg leuk zijn om te doen. Kijk of je het met enkele anderen kan organiseren en zie er vooral de lol van in. Veel plezier en succes!
