Ga jij het bedrijfsfeest organiseren? Dan wil je natuurlijk dat het op een goede manier onvergetelijk wordt en dat het bijdraagt aan het doel van het bedrijfsfeest.
Om je daarbij te helpen hebben we in dit artikel een stappenplan uiteengezet zodat jij niets het het toeval hoeft over te laten bij de organisatie van het bedrijfsfeest. Daarbij vind je hier ook tips om er een top feest van te maken waar iedereen nog lang over napraat. Een bedrijfsfeest organiseren is namelijk vooral heel erg leuk om te doen en kan ook best simpel zijn. Volg de stappen en je bent er al.
Wil je jouw bedrijfsfeest liever laten organiseren door professionals? Kijk dan eens op onze pagina over het organiseren van zakelijke events.
Stap 1: Bedrijfsfeest organiseren met een doel
Vaak is een bedrijfsfeest organiseren niet zomaar iets voor de leuk, meestal zit er een reden achter. Het kan natuurlijk zijn dat het puur een personeelsfeest is om de band binnen de organisatie te versterken; dat iedereen elkaar ook even buiten het kantoor en de werktijd leert kennen. Op die manier draagt het bij aan een goede sfeer in het bedrijf zelf.
Het kan ook zijn dat je het bedrijfsfeest organiseert omdat er een nieuw product wordt gelanceerd, er een opening van het bedrijf(spand) plaatsvindt of je een nieuwe huisstijl wilt presenteren.
Het is belangrijk om de reden van het bedrijfsfeest te weten alvorens je het gaat organiseren. Want dat doel mogen we tijdens de organisatie niet uit het oog verliezen. Alles binnen de organisatie kan er namelijk aan bijdragen dat het doel behaald wordt.
Is het doel bijvoorbeeld om de band tussen het personeel te versterken dan doe je er goed aan om hen geen partner en kinderen mee te laten nemen. Dit zou het teambuildingsproces namelijk niet bevorderen. Maar wanneer het doel is om de band tussen de organisatie en het personeel te versterken kan het meenemen van een partner juist weer heel erg handig zijn. Op die manier raakt het personeel persoonlijk meer betrokken bij de organisatie omdat nu ook de persoonlijke kring erbij betrokken is.
Goed, je begrijpt hoe belangrijk het is om dat doel dus goed voor ogen te hebben. Maak het jezelf niet te moeilijk, maar probeer het doel even in één zin te formuleren en schrijf deze voor jezelf op. Vervolgens kan je bij de beslissingen die je maakt nagaan of je nog steeds het beoogde doel nastreeft. Op naar stap 2!
Stap 2: Aantal gasten bedrijfsfeest
De volgende stap is om te kijken wie er op het bedrijfsfeest komen. Maak daarvoor een gastenlijst. Kijk daarbij ook naar de afweging man/vrouw en leeftijd. Op die manier heb je een duidelijk beeld van de doelgroep van het bedrijfsfeest en kan je daar de activiteiten in de volgende stappen op aanpassen. Dat is tevens handig voor een juiste inschatting van de kosten.
Houdt bij het samenstellen van de gastenlijst ook rekening met het doel van het feest. Sluit het daarbij aan? Top! Dan kunnen we door naar de volgende stap voor het organiseren van een bedrijfsfeest.
Stap 3: Budget bedrijfsfeest
Voordat we de volgende stappen zetten is het goed om te weten of er een budget is en zo ja hoeveel dat is.
Dat zal enorm helpen om afwegingen te maken bij onderdelen als de locatie, catering, versiering, bedrijfsfeest DJ en andere vormen van entertainment. Heb je te maken met een klein budget, ook dan geen zorgen, voor ieder budget zijn er oplossingen.
Het is altijd handig om vooraf een inschatting te maken van het budget. Anders zal je achteraf wellicht nog veel aan moeten passen aan de plannen. Een richtlijn in het budget helpt je om die af te bakenen. Wanneer je zelf een inschatting wilt maken van de plannen kun je ook het volgende rekensommetje gebruiken.
Voor een gemiddeld bedrijfsfeest gaan we uit van €20,- voor het eten per persoon. Voor het drinken is dit rond de €20,-. Het entertainment zou je gemiddeld ook op €20,- per persoon kunnen zetten (zie hier wat een DJ kost). Tot slot, als de locatie niet het eigen bedrijfspand is, zou je daar zo’n €15,- per persoon aan kwijt zijn. In totaal ben je voor een gemiddeld bedrijfsfeest dus €75,- per persoon kwijt.
- Eten per persoon = €20,-
- Drinken per persoon = €20,-
- Entertainment per persoon = €20,-
- Locatie per persoon = €15,-
Natuurlijk kan dit veel hoger en veel lager uitvallen afhankelijk van wat je organiseert, maar bij deze heb je in ieder geval een gemiddelde om mee te rekenen.
Stap 4: Tijd voor marktonderzoek binnen het bedrijf
Een bedrijfsfeest organiseren in je eentje is wat raar. De gasten zijn tenslotte de mensen die in het bedrijf werken. Zij zullen het dan ook waarderen als je even peilt wat zij leuk vinden.
Natuurlijk zal je daar geen eenzijdig antwoord op krijgen maar geheid dat het je de nodige ideeën geeft om een goed bedrijfsfeest te organiseren dat aansluit op de doelgroep.
Ga in de pauze dus eens naar de werknemers toe en vraag naar de verwachtingen van een bedrijfsfeest. Op deze manier gebruik je al gelijk de tool ‘co-creatie’ waardoor de werknemers zich verbonden voelen met de organisatie van het bedrijfsfeest. Dit heeft als grote voordeel dat het bedrijfsevenement al gaat leven en dat is handig voor de volgende stappen. Wellicht dat er zelfs al wat weggelachen wordt over dat rare idee dat een van de personeelsleden heeft voorgesteld.
Op basis van deze wensen kan je nu aan de slag gaan. Jouw mening hierbij is natuurlijk doorslaggevend. Maar de divergerende fase sluiten we hierbij af. Op naar het bedenken van het feest!
Stap 5: Het feest bedenken
Inmiddels heb je al het een en ander voorbij horen komen en wellicht wat ideeën opgedaan. Buiten de exacte invulling kan het goed zijn om nu te bedenken hoe het feest eruit komt te zien. Dit kan je gemakkelijk doen door er een blaadje bij te pakken en het daadwerkelijk te tekenen.
Wat voor soort ruimte is het (bedrijfslocatie, feestzaal of feesttent), is er een thema voor het bedrijfsfeest, is het formeel of informeel, hoe zijn de mensen gekleed en is er entertainment aanwezig?
Een thema voor het bedrijfsfeest kan de saamhorigheid onder het personeel nog eens extra versterken. Daarbij is het erg leuk voor de foto’s van het feest. Denk eens aan de volgende bedrijfsfeest thema’s.
- Black & White
- Hawaii
- Back To The 80s
- Jaren 90 feest
- Casino Royal
- Ik Hou Van Holland
- Karaoke Night
- Carnaval
- Disco Fever
- Proud2BeFout
- Bekijk meer thema feest ideeën
De afweging bij het thema voor het bedrijfsfeest moet vooral gemaakt worden op basis van het doel. Is de bedrijfscultuur formeel en trek je die lijn graag door naar het bedrijfsfeest, dan doe je er goed aan om wilde thema’s zoals Proud2BeFout en Skihut te vermijden.
Stap 6: Programma bedrijfsfeest
Nu alle ideeën daar liggen, de brainstorm is geweest en er wat centrale dingen zijn uitgekozen, is het tijd om het programma te maken.
Je gaat de ideeën nu ordenen tot een concreet programma voor het bedrijfsfeest. Zie het als een draaiboek. Je schrijft de tijden op van het bedrijfsfeest en deelt het programma in. Hoe laat komen de gasten en het entertainment? Maar ook, wat staat er op het menu en met welke partijen werk je samen?
In deze fase schrijf je dus ook de bedrijven op bij wie je iets in zou willen huren zoals bijvoorbeeld een allround DJ of saxofonist. Maar ook de locatie van het bedrijfsfeest. Je kunt dus alvast offertes gaan aanvragen. Stuur daarbij wel altijd even je schatting mee van het aantal gasten en de tijden zodat de offerte aansluit op jouw plannen. Heb je erg veel gasten (meer dan 200) kijk dan of er extra licht- en geluidstechniek nodig is en of je zelf een event crew moet regelen.
Maak van de offertes een duidelijk overzicht en bereken of alles binnen het budget past dat vooraf is vastgesteld. Anders zou je wellicht nog aanpassingen moeten doen in het budget, of natuurlijk vragen om extra budget maar dat lukt vaak alleen maar met een super tof idee.
OVER BUDGET? Je hoeft niet altijd naar andere partijen te zoeken om mee samen te werken. Je kan ook aangeven bij de huidige partijen dat je aan een budget vastzit en vragen of er misschien wat te regelen is. Je weet maar nooit…
Stap 7: Boeken maar
Het programma is inmiddels uitgewerkt, de volgende stap bij het organiseren van een bedrijfsfeest is om de programma onderdelen daadwerkelijk vast te gaan zetten. Nu is het dus tijd om de locatie, catering en het entertainment te boeken.
Je doet er bij deze stap goed aan om alle partijen even te bellen en te vragen om een bevestiging per e-mail. Ook vragen naar de betaaltermijn kan nooit kwaad, zo weet je zeker dat je niet te vroeg op kosten word gejaagd. Aan de telefoon kan je eventueel nog je laatste vragen stellen ter afstemming.
Wat je verder vaak ziet is dat partijen als het entertainment zelf in contact gaan met de locatie om de afstemming te regelen. Dit scheelt jou een hoop werk als tussenpersoon. Je hoeft dan dus niet steeds te schakelen en dingen door te geven. Wel zo handig!
Stap 8: Uitnodigingen
Nu de datum vaststaat en het plan er is, is het tijd om de gasten uit te nodigen voor het bedrijfsfeest. Afhankelijk van hoe groot de groep is kan je voor het bedrijfsfeest mensen uitnodigen met papieren uitnodigingen, een email, posters of gewoon mondeling.
Peil in ieder geval zo nu en dan hoe erg het bedrijfsfeest leeft onder het personeel. Het is natuurlijk zonde wanneer sommige werknemers er niet van op de hoogte zijn en daardoor het feest missen.
Een goed bedrijfsfeest organiseren is echt een kunst, je moet mensen kunnen enthousiasmeren dat het feest echt heel leuk word. Om het meer te laten leven kun je bijvoorbeeld ook een contest koppelen aan het bedrijfsfeest voor de best geklede gast. Dat maakt het feest vooraf al levendig.
Het wil wel eens helpen om een deel van het entertainment geheim te houden. Als een soort van verassing. Dat wil niemand missen natuurlijk. Of wanneer het om een informele bedrijfscultuur gaat, kan je zelfs in de week voor het feest het kantoor een klein beetje versieren in het thema van het feest. Allemaal relatief simpele dingen om het bedrijfsfeest écht te laten leven.
Maar alles bij elkaar ben jij zelf toch het gezicht van het feest en zullen anderen jouw enthousiasme overnemen. Wees dus goed te spreken over het feest :).
Stap 9: De organisatie is gedaan, party time!
Herinner je gasten op de grote dag nogmaals aan het thema van het feest en check nog even na met de partijen die je hebt geboekt of alles in orde is.
Vervolgens is het tijd de gasten te ontvangen en zal het feest losbarsten. Gebruik eventueel één van deze manieren om het bedrijfsfeest spectaculair te openen! Zelf kan je het deze avond beter bij een colaatje houden om zo te peilen of alles goed gaat en je bij problemen direct kunt anticiperen. Het feest is tenslotte jouw verantwoordelijkheid.
Mocht je zelf echt in het feest op willen gaan dan doe je er goed aan om dit even af te stemmen met bijvoorbeeld de locatie manager. Je verplaatst dan gedeeltelijk jouw verantwoordelijkheid.
Stap 10: Evaluatie bedrijfsfeest
Na een geweldig bedrijfsfeest is het tijd om te evalueren. Was het bedrijfsfeest organiseren simpeler of moeilijker dan je had gedacht, en welke dingen had je van te voren geen rekening mee gehouden? Wat vonden de gasten geweldig en is het doel van het bedrijfsfeest behaald?
Een goede evaluatie helpt bij de organisatie van het volgende bedrijfsfeest. Zorg er tevens voor dat je de partijen met wie je samenwerkt opslaat in je adressenbestand zodat je hen weer kunt benaderen bij een volgend evenement.
Evalueren door aan het personeel te vragen wat ze ervan vonden kan ook nooit kwaad. Daarbij kan het ook een mooie beloning zijn op jouw werk als anderen het naar hun zin hebben gehad.
Succes met het organiseren van je eigen bedrijfsfeest. Wanneer je daar een allround DJ voor kunt gebruiken, staan wij voor je klaar! Een allround DJ draait jouw muziekwensen en staat tevens open voor verzoekjes van de gasten. Ideaal dus als je zeker wilt zijn dat het entertainment aansluit op de gasten.
