Bedrijfsfeest organiseren – Het 10-stappenplan voor een geslaagd bedrijfsfeest

Jij bent de uitverkorene. Of althans jij hebt de eer om het bedrijfsfeest te mogen organiseren voor de organisatie. Super, nu alleen nog even kijken wat er dan eigenlijk allemaal moet gebeuren. Om je daarbij te helpen hebben we in dit artikel een stappenplan gezet waarmee je handig op weg komt. Een bedrijfsfeest organiseren is namelijk vooral erg leuk om te doen en kan ook best simpel zijn. Volg de stappen en je bent er al, succes!

Stap 1: Bedrijfsfeest organiseren met een doel

Vaak is een bedrijfsfeest organiseren niet zomaar iets voor de leuk, meestal zit er een reden achter. Het kan natuurlijk zijn dat het puur een feest is om de band tussen het personeel en de organisatie te versterken. Maar het kan ook dat er een nieuw product word gelanceerd, of dat het een heropening betreft. Hoe dan ook is de reden belangrijk om in het achterhoofd te houden bij de gehele organisatie.

Is het doel bijvoorbeeld om de band tussen het personeel te versterken dan doe je er goed aan om hen geen partner en kinderen mee te laten nemen. Dit zou het teambuildingsproces namelijk niet bevorderen.

Stap 2: Hoeveel mensen komen er naar het bedrijfsfeest?

Ga aan de gang met een gastenlijst. Wie komen er op het bedrijfsfeest? Dit is belangrijk om een inschatting te kunnen maken bij de volgende stappen. Houd bij het samenstellen van de gastenlijst dus rekening met het doel van het bedrijfsfeest.

Stap 3: Houd bij het organiseren van het bedrijfsfeest rekening met het budget

Voordat we de volgende stappen zetten is het goed om te weten of er een budget is en zo ja hoeveel dit dan is. Dat zal enorm helpen om afwegingen te maken bij onderdelen als de locatie, catering, bedrijfsfeest DJ en andere vormen van entertainment of versiering. Heb je te maken met een klein budget, ook dan geen zorgen, voor ieder budget zijn er andere oplossingen.

Stap 4: Tijd voor marktonderzoek in het bedrijf

Een bedrijfsfeest organiseren in je eentje is wat raar. De gasten zijn tenslotte de mensen die in het bedrijf werken. Zij zullen het dan ook waarderen als je even peilt wat zij leuk vinden. Natuurlijk zul je daar geen eenzijdig antwoord op krijgen maar geheid dat het je de nodige ideeën geeft om een goed bedrijfsfeest te organiseren dat aansluit op de doelgroep.

Ga in de pauze dus eens naar de werknemers toe en vraag naar de verwachtingen van een bedrijfsfeest. Op deze manier gebruik je al gelijk de tool ‘co-creatie’ waardoor de werknemers zich verbonden voelen met de organisatie van het bedrijfsfeest. Dit heeft als grote voordeel dat het bedrijfsevenement al gaat leven en dat is handig voor de volgende stappen!

Stap 5: Het feest bedenken

Inmiddels heb je al het een en ander voorbij horen komen en wellicht wat ideeën opgedaan. Buiten de exacte invulling kan het goed zijn om nu te bedenken hoe het feest eruit komt te zien. Dit kun je gemakkelijk doen door er een blaadje bij te pakken en het daadwerkelijk te tekenen. Wat voor soort ruimte is het, is er een thema voor het bedrijfsfeest, is het formeel of informeel, hoe zijn de mensen gekleed, is er entertainment aanwezig?

Een thema voor het bedrijfsfeest kan de saamhorigheid onder het personeel nog eens extra versterken. Daarbij is het erg leuk voor de foto’s van het feest. Denk eens aan de volgende bedrijfsfeest thema’s.

Black & White
Hawaii
Back To The 80s
Casino Royal
Ik Hou Van Holland

Bekijk 43 andere thema feest ideeën

Stap 6: Een goed bedrijfsfeest organiseren doe je met een programma

Nu alle ideeën daar liggen, de brainstorm is geweest en er wat centrale dingen zijn uitgekozen, is het tijd om het programma te maken. Je gaat de ideeën nu dus ordenen tot een concreet programma. Zie het als een draaiboek. Je schrijft de tijden op van het bedrijfsfeest en deelt het programma in. Hoe laat komen de gasten en het entertainment? Maar ook, wat staat er op het menu en met welke partijen werk ik samen.

Maak hiervan een duidelijk overzicht en bereken of alles binnen het budget past dat vooraf is vastgesteld. Anders zou je wellicht nog aanpassingen moeten doen in het budget, of natuurlijk vragen om extra budget maar dat lukt vaak alleen maar met een super tof idee.

Stap 7: Boeken maar

Het programma is inmiddels uitgewerkt, de volgende stap bij het organiseren van een bedrijfsfeest is om de programma onderdelen daadwerkelijk vast te gaan zetten. Nu is het dus tijd om de locatie, catering en het entertainment te boeken. Hopelijk kunnen ze allemaal nog voor jouw datum!

Stap 8: Tijd om de gasten uit te nodigen

Nu de datum vaststaat en het plan er is, is het tijd om de gasten uit te nodigen. Afhankelijk van hoe groot de groep is kun je voor het bedrijfsfeest mensen uitnodigen met papieren uitnodigingen, een email, posters of gewoon mondeling.

Peil in ieder geval zo nu en dan hoe erg het bedrijfsfeest leeft onder het personeel. Het is natuurlijk zonde wanneer sommige werknemers er niet van op de hoogte zijn en daardoor het feest missen.

Een goed bedrijfsfeest organiseren is echt een kunst, je moet mensen kunnen enthousiasmeren dat het feest echt heel leuk word, wil je dat ze allemaal komen.

Stap 9: De organisatie is gedaan, nu het feest zelf

Herinner je gasten op de grote dag nogmaals aan het thema van het feest en check nog even na met de partijen die je hebt geboekt of alles in orde is. Vervolgens is het tijd de gasten te ontvangen en zal het feest losbarsten. Zelf kun je het deze avond beter bij een colaatje houden om zo te peilen of alles goed gaat en bij problemen direct in te grijpen. Het feest is tenslotte jouw verantwoordelijkheid.

Stap 10: Ging het allemaal goed met het bedrijfsfeest organiseren?

Na een geweldig bedrijfsfeest is het tijd om te evalueren. Was het bedrijfsfeest organiseren simpeler of moeilijker dan je had gedacht, en welke dingen had je van te voren geen rekening mee gehouden? Wat vonden de gasten geweldig en is het doel van het bedrijfsfeest behaald? Een goede evaluatie helpt bij de organisatie van het volgende bedrijfsfeest. Zorg er tevens voor dat je de partijen met wie je samenwerkt opslaat in je adressenbestand zodat je hen weer kunt benaderen bij een volgend evenement.

Succes met het organiseren van je eigen bedrijfsfeest. Wanneer je daar een allround DJ voor kunt gebruiken, staan wij voor je klaar!

2018-10-25T19:58:34+00:00