Een congres of conferentie organiseren kan een moeilijke klus zijn. Er zijn zoveel dingen om rekening mee te houden, dat zelfs de meest ervaren eventplanner het een aangename uitdaging vind. Dus wat doe je als je zelf een congres of conferentie mag organiseren, maar niet de jarenlange ervaring hebt om op terug te vallen? Dan kom je bij onze congresorganisatie checklist! Deze kan je helpen om zonder slapeloze nachten het congres van jouw dromen te organiseren en neemt flink wat stress weg bij de voorbereiding van zo’n groot zakelijk evenement.
Voor je begint: Vaststellen doel, KPI’s & doelgroep
In het aller aller aller beste geval, zou je een jaar van tevoren willen beginnen met het plannen van jouw congres, met een volledig team aan ervaren personeel en een ruim budget om alles te realiseren. Al is dit niet een hele realistische verwachting om te hebben.
Dus geen paniek ;).
Ons team van Allround DJ Service heeft samen met ervaren partners een aantal standaardregels samengesteld om te volgen nog voordat je begint met de organisatie. Goed om dan te weten is dat congressen en conferenties wel ingewikkeld zijn, maar ook al tal van keren uitgevoerd, je hoeft dus niet het wiel opnieuw uit te vinden.
Wil je liever je handen vrij hebben? Dan kun je ons ook inschakelen voor de gehele organisatie van jouw congres, seminar of conferentie. Meer informatie daarover vind je hier.
Wat wil je bereiken met jouw congres?
De eerste stap voor het creëren van een geweldig congres is het doel bepalen. Als je zoveel moeite doet om een zakelijk evenement te organiseren dan doe je dat waarschijnlijk niet voor de lol, maar wil je daar ook echt wat mee bereiken.
Het zal je verbazen hoeveel congressen worden georganiseerd zonder dat er een duidelijk doel is vastgesteld. Een gemiste kans ;).
Organiseer je een conferentie om de kans op een verkoop te vergroten, je team op te leiden, de merkidentiteit te versterken of om kennis te delen met belanghebbenden? Wat je doel ook is, dit is het moment om het doel te noteren zodat we zeker weten dat de inspanningen ook leiden tot het behalen van dit doel.
KPI’s bepalen
Wanneer je een doel hebt wil je natuurlijk ook kunnen bepalen of je dit doel hebt behaald. Daarvoor maken we gebruik van KPI’s, oftewel key performance indicators. Een KPI kan bijvoorbeeld zijn:
- Hoeveel mensen er op jouw congres zijn geweest
- Hoeveel social media posts er met een bepaalde hashtag zijn geplaatst
- Hoeveel verkopen er zijn geweest van een bepaald product of dienst
- Aantal registraties of het aantal downloads van een relevant document.
Een KPI maakt het succes van jouw congres meetbaar. Alle conferenties zijn anders en het zou kunnen dat je op dit moment nog geen concreet doel voor ogen hebt. Dat is ook prima, dan kun je nu in ieder geval al een beetje brainstormen zodat dit op een later moment duidelijk wordt. Je wilt dit doen omdat het goed is als iedere stap die hierna volgt aansluiting vindt bij dit doel.
De doelgroep van het congres
Wie komen er straks naar jouw congres toe en wat zijn hun behoeften? Voor het plannen van een congres is het van groot belang om vooraf de doelgroep te bepalen. Bij iedere keuze wil je dit namelijk in het achterhoofd houden. Het helpt je om te denken vanuit het perspectief van de bezoeker zodat je er zeker van bent dat deze een leerzame, productieve danwel plezierige tijd tegemoet gaat.
Door je doelgroep te bepalen wordt het makkelijker om keuzes te maken met betrekking tot bijvoorbeeld het aantal pauzes, het soort catering, de keuze voor het juiste entertainment en zelfs de locatie kan ervan afhangen. Je wilt je hooggeplaatste managers niet in dezelfde ruimte proppen als je jonge techtalent – de behoeften van beide groepen zijn meestal heel verschillend.
–
Nu de basis van jouw congres er is, of in ieder geval wordt bedacht, is het tijd om de handen uit de mouwen te steken en te beginnen met het echte werk! Nu gaan we de verschillende onderdelen samenstellen die jouw conferentie werkelijkheid maken. Als je dat handig vind kun je daarvoor de volgorde aanhouden van deze pagina, maar dat is zeker geen vereiste.
1. Het congres thema
Het bedenken van een thema zou natuurlijk voort moeten vloeien uit het gekozen doel voor het congres. Een goed thema stelt jouw team en de deelnemers in staat om het evenement onvergetelijk te maken.
Een goed thema is pakkend, memorabel en inspirerend – houd het maximaal bij één zin.
Voorbeelden van thema’s voor congressen:
- Inzicht krijgen in toekomstige trends
- Digitale innovatie en toekomstperspectief
- Opkomende markten benutten
- Risico´s voorblijven
- Verbeteren van de werkomgeving
Als je meer informatie wilt toevoegen, voeg dan een tagline toe aan het thema als een subtekst (deze zijn meestal iets langer en helpen de sfeer te scheppen als het thema zelf een beetje meer uitleg verdient).
2. Ontwerp de deelnemersreis
Hoe ervaart een deelnemer straks jouw congres of conferentie? In deze stap probeer je je dat voor te stellen. Hiermee zorg je ervoor dat deelnemers een comfortabele, efficiënte en gedenkwaardige ervaring hebben.
Hoewel een congres misschien niet zo lijkt, is het eigenlijk gewoon een verzameling van verschillende aanraakpunten – kleine momenten van waarheid die de algehele evenement ervaring van je deelnemers kunnen maken of breken. Aanraakpunten omvatten alles, van het eerste contactpunt, tot eten, accommodatie, vervoer, technologie, bewegwijzering en technologie (om er maar een paar te noemen). Stel je in wezen voor dat je een leek bent en probeer de reis van het evenement te doorlopen. Wat zal de grootste indruk op je maken?
Je aanraakpunten en elke stap langs de reis moeten je thema en het algemene doel van je congres versterken. Dat gezegd hebbende, hieronder is een snelle en eenvoudige checklist van vragen om aan jezelf te stellen terwijl je de deelnemersreis ontwerpt:
- Bewegen alle aanraakpunten deelnemers in de richting van het algehele conferentiedoel?
- Heb ik het grotere plaatje in gedachten bij het ontwerpen van elke stap?
- Heb ik me verplaatst in de schoenen van een willekeurige deelnemer?
- Zijn alle aanraakpunten impactvol of zijn sommige overbodig?
- Klopt het einde van de deelnemersreis met het doel van het congres?
3. Team samenstellen en rollen verdelen
Geen enkel congres, ongeacht de omvang en impact, wordt gepland door één persoon – je zult moeten samenwerken met je organisatie en een team van mensen moeten samenstellen. Meestal betekent dit dat je de volgende groepen mensen nodig hebt:
- Fysieke planning: Een paar helpers om de routineonderdelen zoals het boeken van de locatie, accommodatie, reizen, enzovoort te regelen.
- Marketing en communicatie: Zelfs als dit een intern evenement is en je niet probeert om deelnemers te werven of tickets te verkopen, wil je toch een paar mensen die verantwoordelijk zijn voor het maken van promotiemateriaal en het versturen van berichten om mensen te enthousiasmeren.
- Administratie: Zorg voor een aanspreekpunt voor mensen met vragen; deze personen moeten op de een of andere manier betrokken zijn bij alles wat met het evenement te maken heeft.
- Facilitators: Jouw ogen ter plaatse die ervoor zorgen dat iedereen komt waar ze moeten zijn en dat alles is opgezet zoals jij wilt. Ze staan klaar om alle mogelijke klusjes die zich voordoen aan te pakken.
4. Vaststellen datum, locatie(s) en budget
Misschien kom je in de verleiding om deze stappen één voor één te nemen, maar over het algemeen is het beter om de datum, locatie en budget gelijktijdig te plannen. Op deze manier kun je last-minute variabelen vermijden, zoals het veiligstellen van het budget voor datum x en dan ontdekken dat datum x geboekt is en datum y plotseling duurder is. Houd bij het instellen van je budget rekening met de algehele kosten van het huren van een congres locatie, dit zal de grootste kostenpost zijn.
Een goede tip is om een lijst te hebben van een paar mogelijke locaties om ervoor te zorgen dat je gedekt bent, zelfs als er een verandering van plannen is. Bij het kiezen van een datum en locatie houd je rekening met feestdagen, lokale festivals en sportevenementen die je graag wilt vermijden. De meest populaire dagen voor een congres zijn meestal woensdag, donderdag en zaterdag.
5. Boek de juiste locatie
Tenzij je het geluk hebt je eigen ruimte te hebben om je congres te hosten, zul je op zoek moeten naar de juiste locatie die aansluit op jouw ideeën. Over het algemeen betekent dit dat je moet kijken naar lokale hotels of andere congreslocaties die geschikt zijn voor grotere evenementen. Terwijl je dat doet, moet je het volgende in gedachten houden:
- Grootte en zitplaatsen: Biedt je locatie plaats aan iedereen zonder te veel te hoeven proppen of, aan de andere kant, hen te dwingen om te schreeuwen om deel uit te maken van de activiteiten? Je wilt hierin de juiste balans vinden, niet te groot en niet te klein. Denk hierbij ook alvast aan specifieke zitopstellingen.
- Locatie: Afhankelijk van je behoeften wil je misschien iets afgelegen of iets dat is aangesloten op de stad. Overweeg in ieder geval het openbaar vervoer en de bereikbaarheid voor jouw doelgroep. Denk hierbij ook aan lokale voorzieningen voor deelnemers uit bijvoorbeeld het buitenland die zullen moeten overnachten.
- Technologie: Heb je bepaalde technologie nodig om je congres te laten werken? Controleer dan of die ter plaatse beschikbaar is of dat je de technologische apparatuur inclusief technici moet inhuren.
- Sfeer en voorzieningen: Boek een ruimte die past bij het thema van je evenement. Je wilt bijvoorbeeld vermijden dat je een IT-conferentie in een bibliotheek organiseert. Ruimtes zijn vaak aanpasbaar, dus het kan geen kwaad om van tevoren contact op te nemen met de locatie om te zien of je een proefopstelling kunt doen of op zijn minst de plek met eigen ogen kunt zien.
6. De technologie op jouw congres
Tegenwoordig heb je tal van opties als het gaat om het kiezen van technologie voor je conferentie, van het absoluut noodzakelijke (een evenementen-app, social media-wanden en live streams) tot het ronduit coole (AI-chatbots voor het beantwoorden van klantvragen, virtual en artificial reality). Hoewel niet elke conferentie een zware focus op technologie nodig heeft, kan een technologische toepassing de ervaring van deelnemers vaak positief beïnvloeden. Hier zijn enkele manieren om het meeste uit technologie te halen bij het organiseren van een conferentie:
- Digital space: Stel een interactief platform in waar gebruikers vragen, ervaringen en advies kunnen uitwisselen met andere deelnemers.
- Visuele hulpmiddelen: Gebruik infographics, stroomdiagrammen of tijdlijnen om ingewikkelde concepten en processen uit te leggen.
- Videohandleidingen: Vul schriftelijke instructies aan met videohandleidingen en webinars, afgestemd op diverse leerstijlen.
7. Boek sprekers en diensten
Heb je sprekers, cateraars of specialisten van welke aard dan ook nodig? Probeer ze dan zo ver mogelijk van tevoren te boeken, zo voorkom je teleurstelling.
Als je van plan bent een keynote-spreker op je evenement te hebben dan moet je zeer zorgvuldig zijn in je selectie. Een goede spreker kan vaak het hoogtepunt van het evenement zijn, terwijl een slechte spreker even memorabel kan zijn om alle verkeerde redenen.
Het boeken van sprekers op jouw congres moet ongeveer zes maanden voor het evenement gebeuren om problemen met logistiek te voorkomen. Je kunt de volgende vragen gebruiken om een goede spreker te vinden:
- Wat is het belangrijkste doel van je evenement? Past deze persoon daarbij?
- Wie is je publiek? Zal deze persoon met hen resoneren?
- Wat is je budget? Kun je het betalen?
- Wat is het doel van de spreker? Kan die dat waarmaken?
- Is de spreker beschikbaar voor jouw evenement?
8. Het congres programma
Dit kan een uiterst eenvoudig of een uiterst gecompliceerd onderdeel zijn van het congresplanningsproces, afhankelijk van hoe lang de conferentie zal duren, hoeveel inhoud je in die tijd verpakt en hoeveel mensen aanwezig zijn.
- Openingstoespraak: Je wilt beginnen met een openingswoord om de toon te zetten, de deelnemers welkom te heten en enkele belangrijke punten van het evenement openbaar te maken. Dit is ook het moment waarop je eventuele logistieke details wilt communiceren en het programma wilt introduceren.
- Programma design: Het programma moet goed zijn ontworpen en gemakkelijk te volgen zijn op papier (of digitaal) en moet bij voorkeur van tevoren met de deelnemers zijn gedeeld. Als je een meerdaagse conferentie wilt organiseren, is het programma een stuk moeilijker. Je wilt begin- en eindtijden, maaltijdtijden en het schema van algemene pauzes opnemen, evenals de tijden voor eventueel vervoer dat je voor je gasten hebt geregeld. Bovendien is het verstandig om een paar vormen van entertainment te plannen (misschien een sociale avond) om de energieniveaus hoog te houden.
- Tijd in blokken plannen: Bovendien is het over het algemeen een goed idee om je tijd in blokken van één of twee uur te plannen in plaats van iets veel kleiners of groters. De reden hiervoor is dat je genoeg tijd wilt hebben voor een bepaald onderwerp om vooruitgang te boeken, maar niet zoveel dat de aandacht begint te verslappen. Om dezelfde reden wil je vermijden om iets bijzonder belangrijks net voor de lunch in te plannen (het is moeilijk om betrokken te blijven met een lege maag).
- Vroeg of laat: Je moet ook beslissen over de voordelen van een vroeg begin of een laat einde als het gaat om het passen van al je inhoud. Op papier lijkt het misschien een goed idee om om 8 uur te beginnen, maar dat betekent dat veel van je deelnemers 2 of 3 uur daarvoor al moeten opstaan en de alertheid laag zal zijn. Ook laat beginnen en laat eindigen kan een beetje lastig zijn, dus je wilt wat experimenteren met je planning om de juiste balans te hebben.
9. Promotie en marketing
Nu je enkele van je plannen hebt opgesteld, is het tijd om naar een ander onderwerp te kijken; de promotie van jouw congres.
Intern congres promotie
Ten eerste, als je evenement intern is, heb je een relatief eenvoudige taak voor de boeg. Maak een communicatieplan dat een paar maanden aan berichten beslaat om de hype op te bouwen en alle relevante registratielinks met je deelnemers te delen. Dit kan meestal worden gedaan via het kantoornetwerk van Outlook of andere interne berichtentools zoals Slack. Dit omvat vaak een ‘save the date’ een maand of twee van tevoren, een informatief bericht een paar weken van tevoren gecombineerd met links om je aan te melden voor het evenement, en vervolgens een herinnering een paar dagen van tevoren om ervoor te zorgen dat iedereen zijn schema’s vrij heeft gehouden.
Extern congres promotie
Als je conferentie voornamelijk wordt bijgewoond door externe bezoekers en je interesse wilt wekken, heb je een veel ingewikkeldere taak voor de boeg. Stel de ticketprijs vast (als je conferentie niet gratis is) en blijf consistent terwijl je je voorbereidt om je evenement op elk kanaal relevant voor je doelgroep te promoten. Als je een drukbezochte zakelijke locatie hebt, kunnen offline materialen zoals een goed ontworpen boekje of poster veel helpen. Het meeste van je promotie zal waarschijnlijk digitaal zijn. Tenzij je een flink budget hebt om uit te geven aan een professioneel promotiebedrijf, kun je beter iets relatief goedkoops doen, zoals adverteren op sociale media (Facebook, LinkedIn, X of Instagram als je kanalen op deze platforms hebt), forums voor je branche, klantenlijsten, enzovoort. Je zou zelfs zo ver kunnen gaan als het schrijven van een persbericht aan nationale media als je bedrijf een behoorlijke mediapresentie heeft.
–
Voor zowel interne als externe evenementen is één ding altijd een goed idee voor de promotie; het selecteren van enkele merkambassadeurs. Dit betekent het vinden van een kleine groep mensen met een breed bereik in je doelmarkt en hen aan jouw kant krijgen. Je wilt met hen samenwerken, je visie voor het evenement delen en hen helpen met het bedenken van communicatie die ze met hun eigen netwerken kunnen delen. Deze aanpak is vaak veel effectiever dan koude berichten op sociale media of e-mail.
10. Voorbereidingen op locatie
Naarmate het congres in zicht komt, wil je de hoeveelheid communicatie tussen jou en je gekozen locatie verhogen. Organisatoren gaan er vaak vanuit dat omdat de nodige acties een maand van tevoren met de locatie zijn besproken, de locatie ze nauwgezet zal opvolgen. Vaak is dit waar, maar je wilt niet betrapt worden op het zeldzame geval waarin dit niet het geval is. Het risico bestaat dat je een beetje irritant bent als je vaak contact zoekt, maar het is een goed idee om in de dagen voorafgaand aan je evenement boven op de locatie te zitten om ervoor te zorgen dat alles gereed is.
Het opzetten van de fysieke omgeving kan het verschil maken tussen een levenloos evenement dat direct wordt vergeten zodra mensen de deur uitlopen en iets waar ze met trots over praten met hun vrienden en collega’s en wat ze delen op sociale media omdat ze erbij waren. Dit betekent dat je creatieve manieren moet vinden om het meeste uit je ruimte te halen, en daarvoor zijn er een paar algemene tips die je moet volgen:
- Dynamisch: Je moet proberen te voorkomen dat je podium een alles-of-niets situatie wordt, kies in plaats daarvan voor onderdelen die kunnen worden verplaatst zodat je de gasten nog eens kunt verassen door voor een bepaalde sessie de stoelen anders te zetten, te staan of het podium aan te passen etc.
- Plan voor merkkansen: Denk na over hoe mensen zullen omgaan met je inhoud, waar ze zullen kijken en waar ze waarschijnlijk foto’s willen maken. Niets zo fijn als een beetje gratis publiciteit voor zowel jou als potentiële sponsors.
11. Time management
Je wilt de tijd nemen om ervoor te zorgen dat het plan voor elke dag goed wordt begrepen door je eigen team, dus het is absoluut noodzakelijk om een paar last-minute planningsbijeenkomsten een paar dagen van tevoren te hebben. Sterker nog, het is over het algemeen een goed idee om de ochtend voor je evenement begint een korte bijeenkomst te plannen om eventuele last-minute details aan te pakken.
Heb een plattegrond, een agenda en een tijdwaarnemer die ervoor zorgt dat alles volgens schema verloopt. Het zijn vaak de lastige aspecten van de conferentie om als tijdwaarnemer op te treden, omdat het behoorlijk moeilijk kan zijn om sprekers af te breken als ze uitlopen. Een paar tips om dit gedeelte eenvoudiger te maken, zouden zijn:
- Tijdkaarten: Dit is het meest relevant wanneer je een spreker een bepaalde tijd hebt toegewezen. Het ophouden van tijdkaarten die hen laten weten wanneer ze nog 20 minuten hebben, 10 minuten hebben, enzovoort, kan hen helpen te weten wanneer ze moeten versnellen en wanneer ze moeten afronden.
- Ervaren tijdwaarnemer: Vaak zie je tijdelijke krachten of vrijwilligers als tijdwaarnemers optreden, wat een slecht idee is omdat ze vaak worden genegeerd en niet het overwicht hebben om alles op schema te houden.
- Bereid je deelnemers/sprekers van tevoren voor: Een paar snelle woorden aan het begin van de toespraak of activiteit kunnen veel doen om te voorkomen dat dingen langer duren dan nodig is.
12. Feedback en follow-up na het congres
Het verzamelen van feedback is een belangrijk onderdeel om te bepalen of je conferentie als succesvol kan worden beschouwd of niet. Over het algemeen wil je wachten tot de conferentie is afgelopen, maar soms kan het goed zijn om direct na een belangrijke sessie feedback te vragen, wanneer de informatie nog vers in het geheugen zit.
Feedback kan zo diepgaand zijn als een volledige enquête die per e-mail naar de deelnemers wordt gestuurd, of zo eenvoudig als het indrukken van een glimlach- of fronsgezicht op een tablet bij de uitgang. Belangrijk is vooral om zo´n feedback moment van te voren te plannen, zodat het niet vergeten wordt.
Het is ook belangrijk om feedback van je team te krijgen. De mening van de mensen die de ruggengraat van je conferentie vormden, is zeer belangrijk, vooral omdat ze vaak dingen observeren die je over het hoofd ziet en goede ideeën zullen hebben voor de toekomst als je weer met hen samenwerkt.
Het doel van jouw congres behaald
Terugkomend op het doel van je conferentie, wil je kort na het congres snel handelen om ervoor te zorgen dat de doelen zijn behaald. Dit betekent het verstrekken van informatie aan deelnemers en andere geïnteresseerde partijen, het opvolgen van nieuw ontstane relaties/zaken, enz., afhankelijk van de aard van je evenement.
Het sleutelwoord is om niet te lang te wachten, aangezien de effectiviteit van follow-up communicatie heel snel afneemt. Over het algemeen zou je ongeveer een dag tot een week moeten wachten voordat je deelnemers waarschijnlijk minder responsief worden.
Congres organiseren checklist
Hopelijk heeft deze pagina je verder geholpen zodat jij nu zelf een onvergetelijk congres, conferentie of seminar kunt organiseren. Zit je liever met een professioneel team aan tafel die je helpt bij de volledige organisatie van een congres, dan vind je hier wat je zoekt!
Hieronder nog de checklist met daarop alle doorlopen stappen:
- Thema bepalen
- Deelnemersreis ontwerpen
- Team samenstellen en rollen verdelen
- Datum prikken en bepalen locatie en budget
- Locatie boeken
- Technologie bepalen
- Sprekers en diensten boeken
- Congres programma opstellen
- Promotie en marketing
- Voorbereidingen op locatie
- Time management
- Feedback en follow-up
