De taken van de ceremoniemeester, je vind ze allemaal in dit blog.
Ze gaan trouwen! En jij bent gevraagd als ceremoniemeester voor deze speciale dag. Natuurlijk zeg je ‘ja’, wat een eer! Pas na een tijdje komt het besef. Je moet echt aan de bak. Zoveel verantwoordelijkheid, en dat ligt allemaal op jouw schouders.
Nu is het dus de vraag wat er eigenlijk precies van een ceremoniemeester wordt verwacht. Daarom bespreken we in dit blog de verschillende taken van de ceremoniemeester, helpen we je met een to-do lijstje en geven we vijf tips van ervaren ceremoniemeesters. Alles zodat jij de opdracht van je leven met succes voltooid!
Jouw taken als ceremoniemeester
Waar moet je beginnen? Op een bruiloft moet vaak zoveel geregeld worden dat je al snel het overzicht verliest. We doen er dus goed aan om eerst een lijstje te maken met wat er moet gebeuren.
En natuurlijk ben je dan bang dat je dingen vergeet, maar om je te helpen dit lijstje samen te stellen hebben we hieronder alvast een uitgebreide takenlijst gemaakt. Doorloop eerst voor jezelf de grote dag en schrijf alles op wat je te binnen schiet, vul het vervolgens aan met de items in deze lijst en je bent al vrij compleet!
Samengevat ziet het lijstje met taken van de ceremoniemeester er zo uit:
- Regisseren van de bruiloft
- Organiseren vrijgezellenfeest
- Maken draaiboek
- Instrueren van de gasten
- Versturen trouwkaarten
- Aanspreekpunt op de trouwdag
Hieronder bespreken we alle taken uitgebreid. Voor het gemak hebben wij de taken voor de ceremoniemeester even in tweeën gesplitst. Een lijstje ter voorbereiding en eentje voor op de dag zelf.
Voorbereidende taken bruiloft ceremoniemeester
- Ga in gesprek. Het eerste wat je doet nadat je het ja-woord hebt gegeven op de vraag of je ceremoniemeester wilt worden is in gesprek gaan met het bruidspaar over wat zij precies van jou verwachten. Soms wil een bruidspaar dat de ceremoniemeester alles regelt om de hele trouwdag heen (wat een wedding planner normaal doet), maar soms zoekt het bruidspaar alleen iemand die op de trouwdag zelf het overzicht bewaart. Het is dus goed om dit duidelijk af te spreken voordat je ergens mee begint. (Let op! Deze takenlijst is bedoeld voor ceremoniemeesters. Als het bruidspaar wil dat je ook de taken van een weddingplanner op je neemt komt hier nog een hele lijst bij.)
- Bedenk ideeën voor de invulling van de trouwdag (Google is hierbij je grootste vriend). Denk hierbij aan een bruiloft thema, entertainment en noem maar op. Als je deze hebt voorgesteld aan het bruidspaar neem je de uitgekozen plannen mee in je draaiboek.
- Help met het samenstellen van de gastenlijst. Houd hierbij rekening met de grootte van de locatie en wat zij aanraden als gastenaantal. Je mag natuurlijk niet over de max heen, maar je wilt ook niet een half lege dansvloer omdat er te weinig gasten zijn.
- Houdt een cadeau-lijst bij. Als ceremoniemeester ben je ook het aanspreekpunt als het gaat om vragen over huwelijkscadeaus. Zorg dat je weet wat de wensen zijn of laat het bruidspaar een online cadeau-lijst maken.
- Verstuur de uitnodigingen naar de dag gasten en avondgasten. Zorg dat hier naast de datum en een grove dagplanning ook contactgegevens van jou als ceremoniemeester op staan. Zo weten de gasten dat ze met vragen of bijzonderheden bij jou terecht kunnen en wordt het bruidspaar daar niet mee lastig gevallen.
- Inventariseer bij de gasten of er iemand een bruiloft stukje wil voordragen en verwerk deze ook in het draaiboek. Dit houd je natuurlijk geheim voor het bruidspaar.
- Zorg er voor dat de bruidskinderen en de getuigen weten wat hen te doen staat op de grote dag.
- Let er ook op dat het bruidspaar de avond voor de grote dag een goede nachtrust heeft zodat ze de volgende dag fris en fruitig zijn op hun eigen trouwdag.
- Organiseer de vrijgezellenavond! En let misschien een beetje op dat de bruid en bruidegom geen dingen doen waar ze wellicht spijt van kunnen krijgen.
- Ga mee naar de verschillende ontmoetingen met de trouw locatie, bruiloft entertainment, bruidsfotograaf, bruiloft DJ enzovoort.
Taken van de ceremoniemeester op de trouwdag
- De hele dag ben jij het aanspreekpunt. Zorg dat je herkenbaar en bereikbaar bent.
- Bel de bruid en bruidegom wakker zodat ze op tijd klaar zijn voor hun trouwdag. In overleg natuurlijk, je wil de dag niet beginnen met een geïrriteerde bruid met een slaaptekort.
- Zorg dat de benodigde papieren, het bruidsboeket, de corsages en de ringen op de trouw locatie komen.
- Regel de volgorde van de stoet.
- Zorg dat alle gasten voorzien zijn van een corsage.
- Wijs de gasten naar hun plaats tijdens de plechtigheid.
- Controleer na de trouwceremonie of alle fooien zijn geregeld.
- Leid eventueel ook nog het diner en feest in goede banen en ontvang bijvoorbeeld de bruiloft DJ.
- In het geval van een unplugged wedding kan je dit ook als ceremoniemeester aansturen bij de gasten.
Delegeer en relax
Je hoeft het niet alleen te doen. Als je de vorige stappen met zorg hebt opgevolgd zit je nu dus waarschijnlijk met een takenlijst langer dan de sluier van de bruid. Maar geen stress. Je hoeft dit niet allemaal alleen te doen. De naam ceremoniemeester zegt het al. Jij bent de meester van de ceremonie, en goede meesters delegeren. Jij bent de keizer van het rijk, het alles ziend oog, de coach van het team, de dictator! Oké, ik stop al, je begrijpt mijn punt. Verdeel de taken en daarmee de verantwoordelijkheid en je zal weer een stuk beter kunnen slapen.
Houd het overzicht als ceremoniemeester
“Heel fijn hoor, dat ik het niet alleen hoef te doen. Maar waar vind ik die hulp elfjes die je zojuist hebt beloofd?”
Ze zijn dichterbij dan je denkt. De familie en vrienden van het bruidspaar willen vaak maar al te graag een deel uitmaken van de speciale dag. Iedereen wil gewaardeerd worden en een rol hebben op hun eigen manier. Sommige mensen hebben alleen wat minder tijd.
Zorg dat je een goed overzicht hebt van iedereen die wilt helpen en hoeveel tijd ze daarvoor hebben. Zo kan je de taken als ceremoniemeester eerlijk verdelen. Let op! Dit betekent niet dat je er zelf niet meer naar om hoeft te kijken. Jij bent nog steeds de hoofdverantwoordelijke en zal dus goed het overzicht moeten houden en moeten controleren of taken wel (goed) worden uitgevoerd.
Tips van ervaren ceremoniemeesters
Tot slot willen we dit blog afsluiten met vijf tips van ervaren ceremoniemeesters om jou te helpen jouw taken zo goed mogelijk te vervullen!
- Er is iets wat je tijdens dit hele proces echt niet mag vergeten. Dit maakt of breekt jouw rol als ceremoniemeester. Wat is dat dan? Nou dit: Het is niet jouw trouwdag! Sommige ceremoniemeesters verliezen dit ergens in de stress van het organiseren een beetje uit het oog en gaan hun eigen wil doordrammen. Vergeet niet: je hebt deze rol gekregen om de trouwdag van het echte bruidspaar zo perfect mogelijk te maken voor hen! Het is dus de bedoeling dat je goed luistert naar hun wensen en die zo precies mogelijk opvolgt.
- Hoe graag mensen je ook willen helpen, niemand heeft zin om als slaafje te worden behandeld. Spreek ze dus aan op een manier waarop jij aangesproken zou willen worden en ga niet iedereen rond commanderen. Wees dankbaar voor de hulp die je krijgt. Neem dus de tijd om iedereen die jou gaat helpen vooraf alvast persoonlijk te bedanken. Zo voelen de helpende handjes zich gewaardeerd en hebben ze zeker geen spijt van hun keuze.
- Waarschijnlijk zullen een aantal vrienden en familie van het bruidspaar naar jou toekomen om te vragen of ze je ergens mee kunnen ondersteunen. Maar wat als echt niemand wilt helpen? Dan kan je altijd dreigen om ze van de gastenlijst af te halen als ze niet een handje meehelpen. Dat was een grapje. Positieve beloning werkt altijd beter ;).
- Communiceer met het bruidspaar! Er is niks meer ongemakkelijk dan een trouwdag vol verassingen in de vorm van stukjes/ liedjes/ speeches terwijl het bruidspaar daar niet op zit te wachten. Overleg dus goed van tevoren of ze hier wel behoefte aan hebben en zorg dat alle gasten hiervan op de hoogte zijn. Zo voorkom je een hoop gênante momenten.
- Speciaal voor jou nog even een samenvatting van alle tips: Communiceer, observeer, delegeer. En vergeet vooral niet tussendoor ook nog een beetje te genieten op deze bijzondere dag. Heel veel succes!
